직원 서른 명쯤 되는 회사의 근태 파일은 대개 비슷하게 생겼습니다. 월별 시트에 이름이 세로로, 날짜가 가로로 붙어 있고 지각과 반차는 셀 색으로 구분되어 있습니다. 급여 마감일마다 담당자가 이 시트를 다시 읽고 손으로 시간을 더합니다.
이 방식이 위험해지는 지점은 계산 실수가 아닙니다. 퇴직한 직원이 몇 년 뒤 연장근로수당을 청구했을 때 회사가 내밀 기록이 남아 있느냐입니다. 법이 무엇을 요구하는지부터 정리하면, 시스템에 얼마를 써야 하는지도 함께 정해집니다.
법은 '출퇴근 기록'이 아니라 임금대장을 요구합니다
근로기준법에는 출퇴근 시각을 기록하라는 조문이 따로 없습니다. 대신 제48조와 시행령 제27조가 임금대장에 근로자 개인별로 적을 항목을 정해 두었습니다. 그 안에 근로일수, 근로시간수, 연장근로·야간근로·휴일근로를 시킨 경우 그 시간수가 들어 있습니다.
이 세 항목은 출퇴근 시각 없이는 만들 수 없습니다. 실무에서 흔히 말하는 출퇴근 기록 의무는 정확히 말하면 임금대장을 채울 원자료를 남기는 일입니다. 그래서 시스템을 고를 때도 화면이 예쁜지가 아니라, 이 세 항목이 마감 버튼 한 번으로 떨어지는지를 봐야 합니다.
보존 3년은 마지막 근무일부터 다시 셉니다
근로기준법 제42조는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 합니다. 시행령 제22조가 그 서류를 열거하는데 근로계약서, 임금대장, 임금 계산의 기초에 관한 서류, 휴가에 관한 서류가 모두 들어갑니다.
기산일이 함정입니다. 근로자 명부는 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 3년을 셉니다. 5년 근속 후 퇴사한 직원이라면 재직 중에 3년이 지났다고 지울 수 없고, 퇴직일 이후 3년 동안 관련 서류를 꺼낼 수 있어야 합니다.
임금채권 소멸시효도 3년입니다. 보존 기간 3년과 청구할 수 있는 기간 3년이 정확히 겹치도록 설계된 규정입니다.
상시 4명 이하라면 엑셀로 버텨도 됩니다
시행령 제27조 제3항은 상시 4명 이하 근로자를 사용하는 사업장, 그리고 법 제63조에 해당하는 근로자에 대해서는 근로시간수와 연장·야간·휴일근로 시간수를 임금대장에 적지 않아도 된다고 정합니다. 5인 미만 사업장에 연장근로 가산수당이 적용되지 않는 것과 짝을 이루는 조항입니다.
그래서 직원이 네 명인 회사가 매달 근태 요금을 내는 것은 법 때문이 아닙니다. 급여 계산이 편해지는 값을 치르는 것이지 의무는 아니며, 근로계약서와 임금대장을 제대로 보관하는 것만으로 과태료 위험은 없습니다.
다섯 번째 직원을 뽑는 달이 갈림길입니다
상시 5인이 되는 순간 근로시간수와 연장근로 시간수가 임금대장 필수 기재사항이 됩니다. 서류 보존 의무를 어기면 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다.
엑셀 자체가 위법은 아닙니다. 조문 어디에도 종이로 출력해 보관하라는 말은 없습니다. 문제는 셀을 나중에 고쳐도 흔적이 남지 않는다는 점입니다. 다툼이 생기면 회사가 만든 파일을 회사가 스스로 증명해야 하는 구조가 됩니다.
모바일 앱(GPS) 방식은 도입비가 0원입니다
네 가지 방식 중 가격이 공개된 쪽은 사실상 모바일 앱입니다. 시프티는 공식 요금 페이지에서 Basic 1인 월 2,000원, Standard 4,000원을 제시하고 연간 결제 시 각각 1,800원과 3,500원입니다. 샤플은 Lite 2,000원, Standard 4,000원, Pro 7,000원이며 연간 결제 시 1,800원·3,600원·6,300원입니다. 모두 부가세 별도입니다.
30명 회사가 Standard급을 쓰면 월 12만원, 부가세를 더해 13만 2천원입니다. 단말기를 사지 않으니 초기 비용은 0원이고, 샤플은 약정 없이 사용 일수만큼 일할 계산해 청구합니다. 두 서비스 모두 30일 무료 체험을 제공합니다.
대신 GPS는 인정 반경 설정이 곧 근태 정책입니다. 외근이 잦은 조직은 어디서 찍은 기록을 인정할지를 두고 다툼이 생기고, 그 규칙을 정하는 일이 도입 기간의 대부분을 차지합니다.
비콘 방식은 하드웨어가 붙지만 가격표가 없습니다
비콘은 사무실에 설치한 소형 발신기의 신호를 스마트폰이 잡아 출퇴근을 기록하는 방식입니다. GPS보다 위치 오차가 작아서 매장이나 공장처럼 근무 장소가 정해져 있는 곳에 맞습니다.
다만 국내 비콘 서비스는 요금을 공개하지 않습니다. 알밤을 이어받은 뉴플로이는 공식 사이트에서 BLE 비콘 기기를 무상 제공한다고 밝히고 1개월 무료 체험을 안내하지만, 1인당 월 요금은 상담을 거쳐야 알 수 있습니다. 하드웨어값이 0원이어도 총액 비교표를 만들 수 없다는 뜻입니다.
PC 로그인 방식은 이미 내고 있는 그룹웨어 요금에 들어 있습니다
사무직만 있는 회사라면 근태 서비스를 새로 사기 전에 쓰던 그룹웨어부터 확인하는 편이 낫습니다. 하이웍스는 공식 요금 페이지에서 그룹웨어 25를 1인 월 2,000원, 그룹웨어 Premium 25를 3,000원으로 안내하며 두 상품 모두 근무관리를 포함합니다. 다만 이 금액은 첫해 할인가 기준이고 도입비 2만원 또는 4만원이 따로 붙습니다.
제품마다 이 기능을 어느 플랜에 넣어 두었는지는 다릅니다. 시프티에서 웹 출퇴근 기록은 Standard 플랜부터 열립니다. PC로 찍는 방식이 비싸지는 이유는 기술이 아니라 플랜 배치입니다.
한계는 분명합니다. 회사 PC 앞에 앉지 않는 현장직과 교대 근무자에게는 쓸 수 없고, 이런 인원이 섞여 있으면 결국 두 가지 방식을 함께 굴려야 합니다.
지문 방식이 비싼 이유는 단말기값만이 아닙니다
지문 단말기에는 공개 가격표가 없습니다. 슈프리마의 BioStar 2 계열 제품 페이지에도 금액 표기 없이 문의 안내만 있습니다. 네 방식 중 견적을 받기 전에는 예산을 잡을 수 없는 유일한 선택지입니다.
소프트웨어 쪽에서도 등급이 올라갑니다. 시프티는 생체인증을 Enterprise 플랜 기능으로 두었고, 생체인식 기기 연동 역시 엔터프라이즈 고객 대상 부가 서비스로 안내합니다. Enterprise 요금은 공개되어 있지 않습니다.
법적 부담도 따로 붙습니다. 개인정보 보호법 시행령 제18조는 특정 개인을 알아볼 목적으로 기술적 수단을 통해 만든 신체적 특징 정보를 민감정보로 규정합니다. 별도 동의와 별도 관리가 필요하고, 동의하지 않는 직원을 위한 대체 수단까지 준비해야 합니다.
추가 개발비는 급여 프로그램과 만나는 지점에서 붙습니다
연차는 대체로 추가비가 없습니다. 샤플은 Lite 플랜부터 연차 자동 부여를, 시프티는 Basic 플랜부터 휴가 관리를 포함합니다. 부여 기준이 입사일이든 회계연도든 기본 기능 안에서 처리되는 것이 요즘 제품의 표준입니다.
돈이 붙는 곳은 급여입니다. 시프티는 연동 패키지를 Standard 플랜 이상에만 열어 두고, 더존·Workday·SAP 같은 ERP와의 Open API 커스텀 연동은 엔터프라이즈 고객 대상으로 안내합니다. 샤플도 시스템 연동을 Enterprise 항목으로 분류합니다.
견적이 갈리는 항목은 실무에서 대체로 세 가지입니다.
- 근태 항목과 급여 프로그램 수당 코드의 매핑
- 포괄임금이나 교대수당처럼 그 회사에만 있는 계산 규칙
- 기존 엑셀 기록의 이관과 3년치 보존 처리
이 세 가지에는 공개된 표준 단가가 없습니다. 제안서의 '연동 가능'은 가격이 아니라 가능성입니다.
이럴 때는 시스템 도입이 맞지 않습니다
근무 규칙이 아직 정해지지 않은 회사는 시스템을 넣어도 갈등만 커집니다. 지각 처리, 반차 단위, 외근 인정 범위를 그때그때 사람이 판단해 오던 조직이라면, 시스템은 그 판단을 미리 규칙으로 고정하라고 요구합니다. 규칙을 못 정하면 예외 처리 요청이 매달 쌓입니다.
상시 4명 이하이면서 전원이 같은 시간에 출근하는 회사도 서두를 이유가 없습니다. 앞서 본 대로 근로시간수 기재 의무 자체가 면제되기 때문입니다.
근태 규칙을 문서로 정리하는 순서는 실무 가이드에서 이어 다룹니다. 조문 원문은 국가법령정보센터에서, 요금은 시프티 요금 페이지처럼 판매사 공식 페이지에서 직접 확인하세요. 사내 급여 프로그램과의 연동 범위를 먼저 따져 보고 싶다면 Codeforest에 문의하세요.
결론: 인원수와 근무 장소로 고르세요
상시 4명 이하라면 엑셀을 유지해도 됩니다. 5인 이상이라면 근로시간수와 연장근로 시간수를 개인별로 남기고 퇴직일부터 3년을 보존해야 하므로, 수정 흔적이 남지 않는 엑셀은 분쟁에서 회사에 불리하게 작용합니다.
방식은 근무 장소가 정합니다. 사무실 근무면 그룹웨어에 포함된 PC·웹 기록이 가장 저렴하고, 외근이나 다점포면 모바일 앱이 도입비 없이 1인 월 2,000~4,000원입니다. 장소가 고정된 현장은 비콘, 대리 출근을 반드시 막아야 하는 조직만 지문을 검토하세요. 비콘·지문과 급여 연동은 견적을 받기 전까지 예산이 나오지 않는다는 점을 일정에 미리 반영하시기 바랍니다.
