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계약서 서류함과 스캐너, 그 옆에 전자문서 보관 아이콘이 놓인 사무실 이미지로 종이 원본 폐기 가능 여부를 나타낸 그림
Editor's pick 실무 가이드

계약서 스캔 후 원본 폐기, 되는 문서와 안 되는 문서를 가르세요

스캔본만 남기고 계약서 원본을 버리는 것은 전자문서법상 인정되지만 조건이 붙습니다. 공인전자문서센터에 보관해야 하고, 국세기본법 시행령이 열거한 문서는 폐기 대상에서 빠집니다. 전자화문서 보관 요건, 센터 보관 비용 구조, 세법·상법·근로기준법의 보관 기간을 함께 놓고 사내 보관 규정을 다시 쓰는 순서를 정리했습니다.

스마트폰 메신저로 받은 급여명세서 PDF 화면과 엑셀 급여 시트를 나란히 놓고 임금명세서 전자 교부 요건을 설명하는 이미지
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급여명세서 카톡 발송은 교부로 인정됩니다: 요건과 견적 항목

급여 계산은 엑셀로 버텨도 임금명세서 교부는 근로기준법 제48조 제2항이 정한 의무입니다. 이메일과 카카오톡 발송도 교부로 인정되지만 전자문서법의 서면요건 두 가지를 지켜야 합니다. 필수 기재 6항목, 과태료 산정 방식, 자동 발송 기능을 개발할 때 견적에 넣어야 할 항목을 정리했습니다.

근태 관리 엑셀 시트와 출퇴근 기록 시스템 화면을 나란히 놓고 도입 비용과 법정 보존 요건을 비교하는 이미지
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근태 엑셀, 언제까지 버텨도 되나: 법정 기록 항목과 방식별 비용 비교

근로기준법이 실제로 요구하는 기록 항목은 출퇴근 시각이 아니라 임금대장의 근로시간수입니다. 상시 4명 이하는 이 항목이 면제되므로 엑셀을 유지해도 되고, 5인 이상은 퇴직일부터 3년 보존 의무가 걸립니다. 지문·모바일(GPS)·비콘·PC 로그인 네 방식의 공개 요금과, 급여 연동에서 견적이 시작되는 지점을 정리했습니다.