사내 규정집과 업무 매뉴얼, 지난 몇 년 치 견적서를 한곳에 올려두고 "작년에 A사에 넣은 견적 조건이 어땠죠?"라고 물어보는 화면입니다. 요즘 이 요구가 부쩍 늘었고, 실제로 무료 도구만으로 오늘 오후에 만들 수 있습니다.

문제는 그다음입니다. 문서가 늘고, 볼 사람과 못 볼 사람이 갈리고, 규정이 개정되기 시작하면 무료 도구가 어디서 멈추는지 알아야 합니다. 다행히 그 한도는 대부분 공식 문서에 숫자로 적혀 있습니다.

무료 한도는 노트북 100개에 노트북당 소스 50개입니다

NotebookLM은 2026년 7월 16일부터 Gemini Notebook으로 이름이 바뀌었습니다. 무료 계정의 한도는 계정당 노트북 100개, 노트북 하나당 소스 50개, 소스 하나당 50만 단어이고, 직접 올리는 파일은 200MB까지입니다.

사용량 쪽 한도도 함께 걸립니다. 공식 도움말 기준으로 하루 채팅 50회, 오디오 개요 3회, 리포트 10회, 심층 리서치는 월 10회입니다. 소스로는 PDF와 워드 파일, 구글 문서·스프레드시트·프레젠테이션, 웹 주소, 이미지, 음성 파일, 유튜브 영상을 넣을 수 있습니다.

문서 개수는 합치기로 넘길 수 있습니다

규정 30건에 매뉴얼 20건이면 소스 50개를 이미 다 씁니다. 견적서는 건당 파일이라 그대로 올리면 첫날에 한도를 넘깁니다. 그런데 소스 하나에 50만 단어가 들어가므로, 연도별로 견적서를 한 PDF로 묶으면 수백 장이 소스 한 칸에 들어갑니다.

대신 답변에 붙는 출처가 "2024년 견적서 묶음"처럼 뭉뚱그려집니다. 어느 건이었는지 확인하려면 사람이 그 PDF를 다시 열어야 합니다. 문서 개수가 아니라 이 확인 비용이 무료 구성의 진짜 상한입니다.

소스 50개는 문서 50건이 아니라 출처를 얼마나 잘게 남길 것인가에 대한 예산입니다.

하루 채팅 50회가 실질적인 첫 벽입니다

혼자 쓰면 하루 50회는 넉넉합니다. 그런데 계정 하나를 팀이 돌려 쓰면 열 명이 다섯 번씩 묻고 끝납니다. 사내 검색 도구로 쓰겠다고 마음먹는 순간 이 숫자가 가장 먼저 걸립니다.

공유 노트북에서는 각자 자기 계정의 한도를 씁니다. 그래서 사람마다 구글 계정이 필요하고, 질문 횟수를 늘리려면 인원수만큼 유료 구독이 붙습니다. 쓰는 사람이 스무 명을 넘어가면 이 구독 비용이 소규모 개발비와 비교 대상이 됩니다.

최신본 동기화는 무료로도 됩니다

가장 많이 걱정하는 항목인데 의외로 무료로 해결됩니다. 구글 드라이브에서 가져온 소스는 몇 분마다 자동으로 갱신되고, 급할 때는 소스를 열어 수동으로 동기화를 누를 수도 있습니다.

조건이 두 가지 붙습니다. 직접 업로드한 PDF는 동기화 대상이 아니라 원본을 고쳐도 그대로이고, 원본 파일의 접근 권한이 사라지면 그 소스도 열리지 않습니다. 구글 문서의 각주와 댓글은 애초에 가져오지 않습니다.

문서 자동 수집부터는 무료 도구가 하지 않습니다

드라이브에서 파일을 여러 개 골라 한 번에 넣을 수는 있습니다. 하지만 폴더를 통째로 연결해 두는 방법은 공식 문서에 없습니다. 새 견적서가 폴더에 저장돼도 노트북에는 자동으로 들어가지 않고, 누군가 손으로 추가해야 합니다.

그룹웨어 게시판이나 ERP, 공용 메일함에서 문서를 끌어오는 것은 처음부터 범위 밖입니다. "담당자가 안 넣으면 최신 문서가 빠진다"가 허용되지 않는 업무라면, 그 지점이 개발이 시작되는 첫 번째 선입니다.

직급별 열람 권한은 두 단계가 전부입니다

공유 권한은 뷰어와 편집자 두 가지뿐입니다. 뷰어는 공유된 소스와 노트를 전부 볼 수 있고, 편집자는 소스를 추가하거나 지우고 다른 사람에게 다시 공유까지 합니다. 자료 목록을 감추는 채팅 전용 화면이 있지만, 구글 도움말도 이것이 접근을 완전히 막지는 못한다고 밝히고 있습니다.

그래서 노트북 하나가 곧 권한 등급 하나입니다. 임원용·팀장용·전사용으로 노트북을 나누는 방식이 유일한 우회책이고, 100개 한도 안에서는 충분히 가능합니다. 대신 같은 규정 문서가 세 노트북에 중복으로 들어가고, 개정될 때마다 세 곳을 손봐야 합니다.

문서 한 건 단위로 누가 볼 수 있는지를 정해야 한다면, 그때부터는 도구 선택의 문제가 아닙니다.

회사 계정에서는 관리자가 먼저 켜야 합니다

회사 구글 계정을 쓴다면 관리 콘솔의 생성형 AI 메뉴에서 조직 단위나 액세스 그룹별로 켜고 끕니다. 관리자가 손댈 수 있는 범위는 여기까지이고, 문서 단위 권한을 관리자가 지정하는 기능은 없습니다.

대신 드라이브 권한이 그대로 적용됩니다. 원본 파일에 최소한 보기 권한이 있는 사람만 그 파일을 소스로 넣을 수 있습니다. 링크만 있으면 누구나 보는 공개 노트북은 기업용·교육용 계정에서 제한되니, 개인 계정으로 만든 노트북을 회사 계정 쪽에 그대로 넘기려는 계획은 미리 접는 편이 낫습니다.

유료로 올려도 늘어나는 것은 숫자뿐입니다

Pro 등급이 되면 노트북 500개, 노트북당 소스 300개, 하루 채팅 500회, 오디오 개요 20회로 올라갑니다. Ultra 등급은 소스 500~600개, 하루 채팅 2,500~5,000회까지 열립니다. 금액은 자주 바뀌므로 구글 공식 요금제 페이지에서 확인하세요.

중요한 것은 늘어나지 않는 쪽입니다. 소스를 300개로 늘려도 권한은 여전히 두 단계이고, 자동 수집은 여전히 없으며, 누가 무엇을 물었는지 남는 기록도 없습니다. 유료화는 규모 문제를 풀지 구조 문제를 풀지 않습니다.

이런 조건이면 개발하지 마세요

문서가 50건 안팎이고, 볼 사람이 모두 같은 등급이고, 원본이 드라이브에 있다면 개발할 이유가 없습니다. 반나절 세팅으로 되는 일에 2주짜리 견적을 받을 필요는 없습니다. 반대로 아래 항목이 요구사항에 들어오면 무료 도구로는 끝까지 가지 못합니다.

  • 문서·부서·직급 단위로 열람 범위가 갈립니다
  • 새 문서가 저장되면 사람 손 없이 반영돼야 합니다
  • 누가 무엇을 물었고 어떤 답을 받았는지 기록이 남아야 합니다
  • 폐기된 규정이 답변에 섞이면 안 됩니다
  • 사내 그룹웨어나 챗봇 화면 안에서 바로 물어봐야 합니다

마지막 항목은 특히 미리 확인해 두세요. 개인용이나 Pro 등급 제품을 외부 시스템에서 불러 쓰는 방법은 공식 문서에서 확인되지 않았습니다. 확인된 것은 구글 클라우드에 기업용 제품이 따로 있고, 거기서는 IAM 역할을 받은 사용자끼리만 노트북을 공유할 수 있으며 개인 계정과는 공유 자체가 막혀 있다는 점입니다.

요금제별 한도 숫자는 구글의 업그레이드 안내 문서에, 금액은 Google AI 요금제 페이지에 나와 있습니다. 비슷한 판단이 필요한 도구 이야기는 AI 도구 카테고리에 모아 두었고, 사내 문서 검색을 직접 만들어야 하는 단계라면 Codeforest에 문의하세요.

결론: 권한과 자동 수집이 나오는 순간이 경계선입니다

무료 등급으로 버틸 수 있는 선은 분명합니다. 문서 50건 안, 하루 50회 질문, 같은 등급의 소수 인원, 원본이 드라이브에 있는 상태입니다. 이 안에서는 최신본 동기화까지 따라오니 굳이 만들 이유가 없습니다.

개발비가 시작되는 지점도 분명합니다. 직급별 열람 범위, 문서 자동 수집, 질문 기록, 사내 시스템 연동 중 하나라도 빠질 수 없는 조건이면 그때부터는 자체 구축 구간입니다. 도입을 검토한다면 이 네 가지부터 표시해 보시고, 하나도 해당되지 않으면 오늘 노트북부터 만들어 보세요.